Ochrana vašich osobních údajů na UNYP

Pro University of New York in Prague, s.r.o. je ochrana vašich osobních údajů prioritou a zavazujeme se vyvinout maximální úsilí k tomu, abychom zajistili jejich bezpečí. Prohlašujeme, že zpracování vašich osobních údaji provádíme v souladu s platnou legislativou, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („GDPR“), zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, zákonem č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích a zákonem č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti.

V tomto Prohlášení o ochraně osobních údajů vás seznámíme s tím, jak shromažďujeme, zpracováváme, používáme a chráníme Vaše osobní údaje a tím pomáháme chránit Vaše soukromí. Pokusíme se objasnit základní pojmy, principy, zásady a procesy ochrany osobních údajů, které využíváme. Používáním našeho webu a služeb souhlasíte s podmínkami v tomto prohlášení.

Správcem osobních údajů je společnost University of New York in Prague, s.r.o. se sídlem Londýnská 506/41, Praha 2, PSČ 120 00, IČO: 25676598, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 60332 (dále také jen „UNYP“). Jako správce určujeme účel a prostředky zpracování vašich osobních údajů a odpovídáme za dodržení všech povinností a zásad jejich ochrany. Zpracováním se přitom myslí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji, například jejich shromažďování, zpracovávání, uspořádávání apod. Naše kontaktní údaje jako správce naleznete zde.

Zpracovatel je pak ten, komu jako správce předáme vaše osobní údaje a kdo s nimi v souladu s námi udělenými pokyny dále nakládá. Jedná se například o našeho externího poskytovatele služeb E-learning, který naším jménem provozuje online portál pro naše online kurzy. Dostatečné zabezpečení osobních údajů u zpracovatelů se snažíme zajistit uzavřením písemných smluv o zpracování a ochraně osobních údajů.

Subjektem osobních údajů jste výhradně jako fyzická osoba. Na UNYP jsou hlavní skupinou subjektů osoby, se kterými máme uzavřenu smlouvu, nebo které chápeme jako naše zákazníky a uživatele služeb. Do této hlavní skupiny proto patří například naši uchazeči o studium, studenti, absolventi, ale i lektoři a zaměstnanci. Jejich údaje obvykle zpracováváme za účelem uzavírání a plnění smluv nebo na základě našeho oprávněného zájmu. Subjektem námi zpracovávaných osobních údajů se ale můžete stát například i v případech, kdy nám udělíte marketingový souhlas k zasílání novinek e-mailem či navštívíte náš web bez toho, aniž byste současně byli naším zákazníkem.

Naše služby, které vyžadují registraci, nejsou určeny osobám mladším 16 let, ledaže by v nich bylo výslovně stanoveno jinak. Pokud byste byli osobou mladší 16 let a chtěli nějakou naši službu využívat, resp. nám poskytovali souhlas se zpracováním vašich osobních údajů, dejte nám to prosím při registraci či udělení souhlasu vědět (využijte při tom prosím námi uváděné kontakty), abychom mohli zvážit, zda není nutné kontaktovat vašeho zákonného zástupce a získat jeho souhlas.

Část údajů o vás sbíráme automaticky pomocí technických prostředků a služeb, které využíváte. Příkladem mohou být údaje získávané prostřednictvím našeho webu a souborů cookies (pro více informací přejděte na kapitolu Cookies), nebo údaje zaznamenané během používání naší sítě a dalších informačních a komunikačních systémů (např. systém UNYP e-learning).

Většinu osobních údajů však získáme přímo od vás, ať už nás kontaktujete prostřednictvím formulářů na našem webu či jiných online aplikacích a službách, napíšete nám je e-mailem, sdělíte nám je telefonicky, předáte při osobním jednání (typicky pohovory s uchazeči o studium) nebo jinými cestami. Vždy platí, že nám takové údaje sdělujete dobrovolně a vyjadřujte tím souhlas s podmínkami jejich zpracování.

Okrajově můžeme vaše údaje získat od třetích stran, kterými mohou být například naše partnerské univerzity a dodavatelé.

Osobní údaje dělíme do různých tematických kategorií a vždy platí, že jejich zpracování je podmíněno existencí alespoň jednoho účelu zpracování (často jich však pro jednu kategorii údajů existuje více). Mezi základní kategorie, které můžeme zpracovávat, a jejich účely patří:

Identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné příjmení, oslovení, titul před / za jménem, pohlaví, jazyk, bydliště, místo trvalého pobytu, datum a místo narození, státní příslušnost / národnost, identifikátor osoby (přiřazený UNYP), typ dokladu, číslo pasu, číslo občanského průkazu, IČO, DIČ, číslo sociálního zabezpečení, číslo cestovního pasu, platnost dokladu, datum a místo vydání dokladu, fotografie z průkazu totožnosti, přihlášení do aplikace, datum vzniku / zrušení záznamu, číslo zaměstnance, pracovní pozice, podpis) jsou nezbytně nutné pro správnou identifikaci osob ve jednotlivých rolích napříč všemi našimi službami a činnostmi.

Kontaktní údaje (korespondenční adresa, telefonní čísla, fax, e-mailová adresa, datová schránka, kontaktní údaje v rámci sociálních médií a komunikačních aplikací) potřebujeme pro zajištění nezbytně nutné komunikace s vámi napříč všemi službami, které poskytujeme, ale už i při jejich sjednávání. Samostatným účelem zpracování některých údajů (např. e-mailová adresa) pak mohou být marketingové aktivity. Takové zpracování typicky probíhá na základě udělení vašeho souhlasu.

Autentizační a autorizační údaje IT systémů (uživatelská jména, e-mailové adresy, hesla, bezpečnostní otázky, systémové role a oprávnění) zpracováváme za účelem bezpečného provozování těchto systémů a zajištění toho, že se do nich dostanou pouze ověření uživatelé a budou moci vykonat pouze jim povolené úkony.

Síťové identifikátory a sledovací data (IP adresa, MAC adresa, soubory cookies a jiné sledovací mechanismy v prohlížeči, lokalizační data, data o nastavení web browseru) zpracováváme za účelem bezproblémového a zabezpečeného poskytování síťové infrastruktury a pro sledování statistik našeho webu a jeho vylepšování.

Transakční údaje (číslo bankovního účtu, číslo debetní / kreditní karty, autorizace / plné moci, datum transakce, výše transakce, účel transakce) jsou nutné pro správné přiřazování vašich plateb k službám, které jste si objednali skrze naše webové stránky nebo jiným způsobem.

Údaje o studiu, výuce a výzkumu (registrace do kurzů, rozvrhy, známky, počty kreditů, docházka, odevzdané práce, počty odučených hodin, záznamy o výzkumu) jsou samozřejmým jádrem naší univerzity a zpracováváme je pro účel poskytování vysokoškolského vzdělání, za účelem odborného výzkumu, za účelem prokazování akreditačním a jiným orgánům.

Fotografie, video a audio záznamy zpracováváme nejčastěji za účely dokumentace a propagace našich aktivit a služeb, a to vždy v souladu s platnou legislativou. 

Životopisy, motivační dopisy a záznamy z výběrového řízení zpracováváme za účelem náboru nových zaměstnanců a vedení personalistiky.

Mzda a obdobné údaje (mzda / odměna, náhrada mzdy, průměrný výdělek, bonusy / čerpání benefitů, srážky ze mzdy, způsob zasílání mzdy, číslo soukromého účtu, spotřeba interních zdrojů, pojištění, daně a odvody, prohlášení daňového poplatníka, daňová přiznání a podklady) se zpracovává za účelem vedení personalistiky a za účelem provádění výplat odměn zaměstnancům.

Údaje o výkonu pracovní činnosti (pracovní pozice, nákladové středisko, nadřízený, pracovní doba, dovolená, nemocenská, mateřská/rodičovská dovolená, přerušení kariéry, docházka, události, kalendář, informace o pracovních cestách a jiných změnách pracovního poměru, timesheets, svěřená zařízení a jiné hodnoty, počet odpracovaných hodin, absolvovaná školení, přístupová práva, kniha pracovních úrazů, výkon pracovní činnosti pro třetí osobu) zpracováváme za účelem vedení personalistiky.

Údaje z bezpečnostních systémů (kamerové záznamy, alarm) zpracováváme pouze v minimálním rozsahu nezbytně nutném pro zajištění bezpečnosti osob a majetku v našem objektu.

Tento seznam není úplný a vždy závisí na tom, v jaké roli ve vztahu k nám vystupujete (např. student, zaměstnanec). Pokud chcete znát detaily o tom, které kategorie údajů se týkají vás, prosím kontaktujte nás na e-mailové adrese uvedené v kapitole „Jak nás můžete kontaktovat?“.

Zásadně nezpracováváme údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém vyznání, členství v odborech a sexuální orientaci. Tyto údaje mohou subjekt údajů samy o sobě poškodit ve společnosti, v zaměstnání, ve škole či mohou zapříčinit jeho diskriminaci. Pokud by po vás tyto údaje byly požadovány, doporučujeme je nepředat.

Zpracování vašich osobních údajů provádíme výhradně na základě legislativou vymezených titulů, které nás k tomu opravňují. Mezi hlavní tituly pro zpracování na UNYP patří:

• Souhlas – souhlas nám udělíte pro jeden či více konkrétních účelů (například za účelem zasílání měsíčního e-mailového UNYP Newsletter Chronicle), text souhlasu bude vždy srozumitelný, bude samostatný (nikoli součástí smlouvy) a bude dán skrze aktivní konání (nebudeme tedy předvyplňovat políčka souhlasu za vás).
   
• Plnění smlouvy – vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy (například objednávka předcházející uzavření smlouvy). Typickým příkladem takové smlouvy na UNYP je smlouva o studiu.
   
• Plnění právní povinnosti – vaše osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší legislativní povinnosti jako správce. Příkladem mohou být údaje o studentech, které jsme povinni pravidelně reportovat státním orgánům.
   
• Oprávněný zájem – zpracování Vašich osobních údajů by bylo nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů avšak s výjimkou případů, kdy před těmito zájmy mají přednost vaše zájmy nebo vaše základní práva a svobody.

Spíše výjimečně pak jako titul pro zpracování některých vašich osobních údajů můžeme uplatnit:

• Ochrana zájmů subjektů údajů – zpracování vašich osobních údajů by bylo nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů vás či jiné fyzické osoby. 
   
• Veřejný zájem – zpracování vašich osobních údajů jsme povinni provést pro splnění našeho úkolu prováděného ve veřejném zájmu, nebo při výkonu veřejné moci, kterým budeme jako správce pověřeni.

Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pouze po dobu trvání důvodu zpracování osobních údajů.

V případech zpracování osobních údajů za účelem splnění zákonné povinnosti je doba zpracování jasně dána souvisejícím právním předpisem. Na UNYP se to týká především osobních údajů studentů zpracovávaných za účelem povinného hlášení orgánům státní správy (matrika), osobních údajů zaměstnanců souvisejících s požadavky kladenými zákoníkem práce, nebo účetních záznamů dle příslušného zákona.

Při zpracování údajů na základě uzavírání nebo plnění smlouvy (např. smlouva o studiu, pracovní smlouvy apod.) je doba zpracování omezena touto smlouvou. Po zániku všech souvisejících závazků z uzavřené smlouvy přestaneme vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat a vymažeme je, pokud tyto osobní údaje nebo některé z nich nejsou zpracovávány pro jiný účel.

Osobní údaje zpracovávané z titulu oprávněného zájmu si ponecháváme pouze po nezbytně nutnou dobu, kterou stanovujeme s přihlédnutím k povaze skladovaných údajů. V případě přihlášek ke studiu podaných skrze web UNYP je například tato doba stanovena na 5 let pro základní údaje a údaje o vybraném programu, ale pro dodatečné dokumenty osobnějšího charakteru nahrávané na server je to pouze 1 rok.

Pokud jste nám dali svůj souhlas se zpracováním osobních údajů například pro marketingové účely (zasílání UNYP newsletteru e-mailem), trvá zpracování údajů až do odvolání tohoto souhlasu nebo do neobnovení souhlasu po určité uplynulé době.

Zavazujeme se, že vaše osobní údaje v žádném případě nebudeme prodávat třetím stranám za úplatu pro jakékoli komerční účely. Abychom mohli vaše osobní údaje sdílet s třetími stranami v rámci Evropské Unie a Evropského hospodářského prostoru nebo mimo něj, musí pro toto sdílení existovat pádný a jasně definovaný důvod, který je podložen uzavřenou smlouvou, oprávněným zájmem UNYP nebo výslovně poskytnutým souhlasem subjektu osobních údajů. Dále musí takové sdílení být realizováno adekvátně zabezpečenou cestou (např. šifrováním, pseudonymizací apod.) a musí být striktně definovaný rozsah předávaných osobních údajů.

Příkladem situace, kdy UNYP předá vaše osobní údaje třetí straně, může být například studium v zahraničí na jedné z našich partnerských univerzit, pro jehož přípravu a realizaci je nutné předat především základní identifikační a kontaktní údaje a vybrané studijní záznamy.

Základní otázkou při jakémkoli předávání údajů třetím stranám pro nás vždy bude, zda je to v nejlepším zájmu subjektu osobních údajů, a zda byly podniknuty veškeré možné kroky k procesnímu i technickému zabezpečení takového sdílení.

Ochranu osobních údajů považujeme za velmi zásadní a věnujeme jí proto velkou pozornost. S vašimi údaji nakládáme s řádnou péčí a chráníme je v maximální možné míře odpovídající vysoké technické úrovni a s dodržováním těchto základních zásad:

• Zákonnost a odpovědnost znamená zpracovávat vaše osobní údaje vždy v souladu s právními předpisy na základě alespoň jednoho právního titulu a být schopni to prokázat.
• Korektnost a transparentnost ukládá povinnost zpracovávat údaje otevřeně a poskytnout vám informace o způsobu jejich zpracování, a například i o závažných porušeních bezpečnosti či únicích osobních údajů.
• Účelové omezení a minimalizace umožňuje shromažďovat údaje pouze za jasně vymezeným účelem a k tomu relevantním a přiměřeném rozsahu.
• Časové omezení uložení nám dovoluje osobní údaje zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní definovaný účel (například po dobu platnosti uzavřené smlouvy).
• Přesnost, integritu a důvěrnost chápeme jako povinnost osobní údaje pravidelně aktualizovat a opravovat a zabezpečit je před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením. Současně dbáme na to, aby k vašim osobním údajům měli přístup pouze vybraní zaměstnanci.

Dále jsme přijali i následující technická i organizační opatření posilujících bezpečnost zpracovávaných osobních údajů:

• Místa přístupu k datům chráníme odpovídajícími technickými prostředky, jako jsou čipové karty, bezpečnostní klíče, elektronicky uzavíratelné dveře, alarm apod.
• Vstup do systémů uchovávajících osobní údaje umožňujeme jen oprávněným osobám, které se ověří uživatelským jménem a bezpečným heslem nebo jinou metodou zabezpečené autentizace.
• Oprávnění ke čtení, kopírování, změně, odstranění údajů ze systému jsou řízena s dostatečnou granularitou a na bázi jasně definovaných uživatelských rolí.
• Kde je to možné a vhodné vzhledem k účelu a povaze zpracování provádíme úpravu údajů, díky které nejsou přiřaditelné ke konkrétní osobě (tzv. pseudonymizace či úplná anonymizace).
• Přenos osobních údajů chráníme nezbytnými technickými prostředky (např. šifrováním), aby během něj nedošlo k neoprávněnému čtení, kopírování, úpravě či výmazu.
• Již nepotřebné nebo neaktuální osobní údaje likvidujeme bezpečným smazáním z digitálních médií, nebo certifikovanou fyzickou likvidací dle doporučených standardů.

Fyzická osoba má právo u naší společnosti jakožto správce osobních údajů:

• požadovat přístup k osobním údajům, které správce zpracovává, čímž se rozumí právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se jí týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím uvedeným v čl. 15 Nařízení,
• požadovat opravu osobních údajů, které jsou o ní zpracovávány, pokud jsou nepřesné (čl. 16 Nařízení). S přihlédnutím k účelům zpracování má v některých případech právo požadovat také doplnění neúplných osobních údajů,
• požadovat výmaz osobních údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 17 Nařízení.
• požadovat omezení zpracování údajů v případech, které jsou upraveny v čl. 18 Nařízení,
• získat osobní údaje, které se jí týkají a které zpracováváme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přičemž má právo předat tyto údaje jinému správci, a to za podmínek a s omezeními uvedenými v čl. 20 Nařízení a
• má právo vznést námitku proti zpracování ve smyslu čl. 21 Nařízení z důvodů týkajících se její konkrétní situace.

Pokud obdržíme takovou žádost, budeme informovat žadatele o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost není v určitých případech stanovených Nařízením povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů, nebo odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme výše uvedenou žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme jej požádat o poskytnutí dodatečných identifikačních údajů. Informace o tom, že u nás subjekt údajů uplatnil svoje práva a jak jsme jeho žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (obvykle 5 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochrany našich práv.

V případě, kdy se subjekt údajů domnívá, že UNYP zpracovává jeho osobní údaje neoprávněně či jinak porušuje jeho práva, má právo podat stížnost u dozorového úřadu (v ČR tedy Úřadu pro ochranu osobních údajů).

Informace o tom, jak UNYP používá soubory cookie a podobné technologie, naleznete v našich Zásadách používání souborů cookie.

Vyhrazujeme si právo kdykoli a z jakéhokoli důvodu změnit nebo upravit zásady ochrany osobních údajů uvedené v tomto prohlášení. Pokud dojde k zásadním změnám v obsahu tohoto prohlášení, budou zveřejněny zde. Doporučujeme vám proto pravidelně se o případných změnách na této stránce informovat.

Nic v tomto prohlášení o ochraně osobních údajů nemá za cíl vytvořit smluvní dohodu nebo právní vztah mezi University of New York in Prague a jakýmkoli uživatelem, který navštíví naší webovou stránku nebo poskytne osobní údaje v jakékoliv formě.